Πρόσφατα, άθελά μου, παράκουσα την κουβέντα δυο φίλων σε ένα κεντρικό καφέ της Αθήνας. Ήταν αργά το απόγευμα και οι δύο γυναίκες έκατσαν ξέπνοες στο διπλανό τραπέζι. Η συζήτηση ξεκίνησε αμέσως: “Επιτέλους, καταφέραμε να τα πούμε μετά από τρεις μήνες! Δεν το πιστεύω ότι πέρασε τόσος καιρός!”. Γρήγορα άρχισαν να ανταλλάσσουν τα νέα τους. Όσα έλεγαν μου φάνηκαν εξαιρετικά γνώριμα. Για τη δουλειά που έχει απαιτήσεις. Για τον προϊστάμενο που τις πιέζει να αποδώσουν παραπάνω. Για τις ανάγκες του σπιτιού. Για τα παιδιά και τα προγράμματά τους. Για τους φίλους που δε βλέπουν πια. Για την πίεση που νιώθουν καθημερινά. “Δεν υπάρχει χρόνος για τίποτα!”, είπε με αγανάκτηση η μία. “Πόσο δίκιο έχεις…”, επιβεβαίωσε η άλλη.
Η διαχείριση του χρόνου, ή καλύτερα κατά την άποψή μου, η ορθή αξιοποίηση του χρόνου, είναι ένα επαναλαμβανόμενο θέμα συζήτησης με τους πελάτες μου. Οι περισσότεροι αισθάνονται πιεσμένοι να αποδώσουν πολλά μέσα σε λίγο χρονικό διάστημα, με αποτέλεσμα να αγχώνονται και να υιοθετούν μη παραγωγικές συμπεριφορές. Συχνά, ωστόσο, αυτό που λείπει δεν είναι ο χρόνος, αλλά μια προσωποποιημένη στρατηγική αξιοποίησής του. Στόχος δεν είναι να είμαστε περισσότερο παραγωγικοί, δηλαδή να ανταποκρινόμαστε σε όλο και περισσότερα αιτήματα. Στόχος είναι να είμαστε περισσότερο αποδοτικοί, δηλαδή να βάζουμε προτεραιότητες και να εργαζόμαστε συνειδητά.
Έχοντας αυτή την αρχή κατά νου, σας καλώ να δοκιμάσετε τις παρακάτω συμβουλές και να αρχίσετε να σκέφτεστε ποια θα ήταν η ιδανική στρατηγική για την αξιοποίηση του χρόνου σας, βάσει των δικών σας αναγκών.
1) Μπλοκάρετε Ό,τι Σας Αποσπά
Τι μας αποσπά περισσότερο τη σήμερον ημέρα; Σωστά μαντέψατε: τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τα email αποτελούν τα βασικά εμπόδια της συνειδητής και ουσιαστικής συγκέντρωσης. Κανένας δεν μπορεί να αντισταθεί στο γλυκό ήχο της ειδοποίησης στο κινητό του. Αυτόματα, οι περισσότεροι από εμάς, παρατάμε ό,τι κάνουμε για να διαβάσουμε το μήνυμα, να απαντήσουμε, να σκρολάρουμε αφηρημένα “για λίγο”. Μόνο που αυτό το “λίγο” εύκολα γίνεται “πολύ” και ο χρόνος κυλά αδυσώπητα.
Στόχος δεν είναι να είμαστε περισσότερο παραγωγικοί, δηλαδή να ανταποκρινόμαστε σε όλο και περισσότερα αιτήματα. Στόχος είναι να είμαστε περισσότερο αποδοτικοί, δηλαδή να βάζουμε προτεραιότητες και να εργαζόμαστε συνειδητά.
Για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, αυτό που μπορούμε να κάνουμε είναι να βάλουμε σε σίγαση όλες τις ειδοποιήσεις. Ακόμα καλύτερα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε εφαρμογές που είναι σχεδιασμένες για το σκοπό αυτό. Για παράδειγμα το offtime μας βοηθά να “αποσυνδεθούμε” προγραμματισμένα από το κινητό μας.
Για τα email η κατάσταση είναι πιο περίπλοκη, ειδικά για όσους έχουν συνεργάτες που απαιτούν άμεσες απαντήσεις. Αυτό που μπορούμε να κάνουμε είναι να καθορίσουμε κάποια χρονικά διαστήματα μέσα στην ημέρα αφιερωμένα μόνο στα email μας. Εγώ, συνήθως, ελέγχω τα email μου 4 φορές την ημέρα: νωρίς το πρωί, γύρω στις 11, μετά το μεσημεριανό και πριν ολοκληρώσω την εργασιακή μου ημέρα. Φροντίζω να απαντάω αμέσως σε κάθε email που ανοίγω και να μην αφήνω εκκρεμότητες.
2) Αποκτήστε Συνήθειες
Η σωστή αξιοποίηση του χρόνου δεν επιτυγχάνεται μονάχα μέσω της συγκέντρωσης σε αυτό που κάνουμε. Απαιτεί, επίσης, να γνωρίζουμε εκ των προτέρων τι πρέπει να κάνουμε. Με τον τρόπο αυτό, διοργανώνουμε καλύτερα την ημέρα μας και βάζουμε προτεραιότητες πιο εύκολα και συνειδητά. Αποκτήστε τη συνήθεια να καταγράφετε τις εργασίες της ημέρας. Αφιερώστε πέντε λεπτά και κάντε μια λίστα με τις υποχρεώσεις σας. Εγώ την κάνω κάθε βράδυ για την επόμενη ημέρα. Είναι ένα τελετουργικό που με χαλαρώνει, βοηθάει στο να “αδειάσει το κεφάλι μου” και βάζει τις σκέψεις μου στη σειρά. Η απόκτηση συνηθειών είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την αποδοτική αξιοποίηση του χρόνου μας. Βρείτε τι σας εξυπηρετεί και δοκιμάστε το καθημερινά.
3) Κατανοήστε τις Ανάγκες σας
Ουσιαστικά, αναφορικά με την αξιοποίηση του χρόνου, το να κατανοούμε τις ανάγκες μας σημαίνει να γνωρίζουμε καλά τον εαυτό μας: πώς εργαζόμαστε και πότε είμαστε στο ζενίθ της απόδοσής μας. Σίγουρα όλοι γνωρίζουμε πότε λειτουργούμε καλύτερα μέσα στην ημέρα. Φροντίστε να ασχολείστε με τα σημαντικότερα ζητήματα σε αυτό το χρονικό διάστημα. Αφήστε τα λιγότερο σημαντικά για αργότερα. Επίσης, δείτε τι σας εξυπηρετεί: αν χρειάζεστε τακτικά ολιγόλεπτα διαλείμματα, μην τα στερηθείτε.
4) Βάλτε Όρια και Τηρήστε τα
Πριν από λίγο καιρό, σε μια εταιρική εκπαίδευση, μιλώντας για τη σχέση του προϊστάμενου με τα μέλη της ομάδας του, ένας συμμετέχων είπε πως ο manager του στέλνει email στις δέκα η ώρα το βράδυ και απαιτεί άμεση απάντηση. “Πόσο καιρό γίνεται αυτό;”, τον ρώτησα. “Ανέκαθεν”, μου είπε. “Τι έκανες όταν έλαβες το πρώτο βραδινό email;” “Απάντησα αμέσως”, αποκρίθηκε…
Πρόκειται για ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα έλλειψης οριοθέτησης. Και συμβαίνει πολύ συχνά. Θα μου πείτε ότι αν αγνοήσετε τον manager θα ρισκάρετε την θέση σας. Θα σας απαντήσω ότι αυτό που θα ρισκάρετε περισσότερο είναι την ψυχική σας ηρεμία. Πολλοί βρισκόμαστε παγιδευμένοι σε μια μόνιμη κατάσταση “δουλειάς” ή χειρότερα “δουλείας”. Μεταφέρουμε, κοινώς, τη δουλειά μας παντού. Ξεχνάμε να διεκδικήσουμε προσωπικό χρόνο και είμαστε σε μια συνεχή εγρήγορση, θεωρώντας ότι οφείλουμε να ανταποκρινόμαστε αμέσως σε κάθε αίτημα. Φροντίστε να ξεχωρίζετε τον εργασιακό από τον προσωπικό χρόνο μέσα στην ημέρα. Βάλτε όρια στον εαυτό σας και τηρήστε τα.
5) Ενημερώστε τους Άλλους
Τέλος, μη ξεχνάτε να ενημερώνετε συνεργάτες ή/και φίλους για τις προθέσεις σας. Επιλέξτε το εργαλείο των αυτοματοποιημένων απαντήσεων για email και μηνύματα που λαμβάνετε εκτός του καθορισμένου από εσάς εργασιακού σας χρόνου. Επίσης, επιβάλετε στον εαυτό σας ελεύθερο χρόνο (από τις εργασιακές υποχρεώσεις). Για παράδειγμα, εγώ έχω επιβάλει στον εαυτό μου τη “δική μου Κυριακή” με μότο “δεν-απαντώ-σε-μηνύματα-που-αφορούν-τη-δουλειά”. Όλοι οι συνεργάτες μου γνωρίζουν ότι αν μου στείλουν μήνυμα την Κυριακή, θα λάβουν απάντηση τη Δευτέρα το πρωί.
Δοκιμάστε σταδιακά αυτές τις πέντε συμβουλές και ανακαλύψτε τα οφέλη μιας καθημερινότητας με ευσυνείδητη εργασία και λιγότερο άγχος. Τι λέτε, έχετε χρόνο να το κάνετε ή όχι;
