Δουλεύοντας Από το Σπίτι: 7 Χρυσοί Κανόνες

Την ώρα που όλο και περισσότερες εταιρείες ανακαλύπτουν την ευελιξία που τους προσφέρει ο σύγχρονος τρόπος εργασίας, για μένα αυτό αποτελεί την καθημερινή μου ρουτίνα. Βλέπετε, τα τελευταία 5 χρόνια εργάζομαι “εξ αποστάσεως”. Η θέση εργασίας μου είναι διεθνής και η ομάδα μου βρίσκεται παντού, καλύπτοντας μια περιοχή 24 χωρών στην Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη.

Παρά το γεγονός ότι συναντιόμαστε κάθε μέρα, τις περισσότερες φορές οι συζητήσεις μας είναι “εικονικές”, ενώ το ίδιο συμβαίνει και με τους πελάτες ή τους συνεργάτες μας. Πραγματοποιούμε συναντήσεις, αξιολογήσεις συνεργατών, σεμινάρια με πελάτες, παρουσιάσεις, εκπαιδεύσεις, και όλα αυτά γίνονται από απόσταση, χάρη στην τεχνολογία.

Σας ακούγεται περίεργο; Καλώς ήρθατε στο νέο κόσμο της εργασίας.

Για να επιτύχουμε αποτελέσματα όταν εργαζόμαστε από απόσταση, πρέπει να είμαστε συγκεντρωμένοι, να βρίσκουμε μόνοι μας κίνητρο και να είμαστε σε θέση να διαχειριστούμε τον χρόνο μας με τον καλύτερο τρόπο.

Η απομακρυσμένη εργασία δεν είναι κάτι νέο, απλά τον τελευταίο καιρό έγινε πιο σύνηθες ως φαινόμενο. Ένα από τα πιο δημοφιλή sites εύρεσης εργασίας που ειδικεύεται στις ευέλικτες μορφές εργασίας, βασιζόμενο σε μια σχετική μελέτη, υπολόγισε ότι ο αριθμός των “εργαζομένων από απόσταση” διπλασιάστηκε τα τελευταία 10 χρόνια. Η ίδια μελέτη δείχνει ότι το 76% των εργαζομένων προτιμάει να εργάζεται από το σπίτι όταν πρέπει να συγκεντρωθεί σε κάποιο σύνθετο project ή άλλη απαιτητική εργασία.

Άλλωστε, στο γραφείο συνεχώς σε διακόπτουν! Οι μελέτες δείχνουν ότι απασχολούμαστε με αυτό που κάνουμε για 11 λεπτά κατά μέσο όρο προτού κάποιος μας διακόψει, και μετά χρειαζόμαστε άλλα 25 λεπτά (κατά μέσο όρο) για να ξαναπιάσουμε ό,τι κάναμε από το σημείο που το αφήσαμε, ενώ οι διαδοχικές αυτές διακοπές αυξάνουν τα λάθη. Από αυτή την οπτική γωνία, είναι πραγματικά καλύτερο να μένει κανείς στο σπίτι.

Συνοψίζοντας: η απομακρυσμένη εργασία γίνεται όλο και πιο δημοφιλής για τις εταιρείες αλλά και για τους εργαζόμενους, καθώς αυξάνει την παραγωγικότητα (λιγότερες παρεμβολές, καλύτερη ποιότητα), ενώ επιτρέπει την ευελιξία που είναι τόσο σημαντική στη μείωση του άγχους και στη διατήρηση της ισορροπίας ανάμεσα στην εργασία και την καθημερινή ζωή μας. Επιπλέον,  η απομακρυσμένη εργασία εφαρμόζεται σε μια ολοένα διευρυνόμενη ποικιλία ρόλων.

Σε προηγούμενο άρθρο μου για την ψηφιακή εργασία, έκανα αναφορά σε ορισμένες εσφαλμένες απόψεις σχετικά με την απομακρυσμένη εργασία. Πιάνοντας το νήμα από εκεί, θα ήθελα να τονίσω ότι η επιτυχής εφαρμογή της απαιτεί δύο σημαντικούς παράγοντες: τη διαθεσιμότητα σύγχρονων, παραγωγικών εργαλείων και την ύπαρξη μιας κουλτούρας εμπιστοσύνης και υπευθυνότητας. Δεν είναι, όμως, μόνο αυτά.

Η απομακρυσμένη εργασία είναι το μέλλον – το οποίο δεν είναι και τόσο μακρινό. Ένα μέλλον το οποίο πρέπει να αγκαλιάσουμε με υπευθυνότητα, με ανοιχτό μυαλό, με διαφανή επικοινωνία και με κουλτούρα υπευθυνότητας και εμπιστοσύνης.

Είμαστε Έτοιμοι για την Απομακρυσμένη Εργασία; 

Όσο ελκυστικό κι αν ακούγεται, το ευέλικτο στιλ της απομακρυσμένης εργασίας απαιτεί αλλαγές στον τρόπο σκέψης, για τις οποίες ο εργαζόμενος πρέπει να είναι έτοιμος.

• Είμαι αυτόνομος/η;

• Είμαι συγκεντρωμένος/η;

• Στοχεύω σε αποτελέσματα;

• Μπορώ να διαχειριστώ αποτελεσματικά το χρόνο μου;

• Μπορώ να αντισταθώ στις “παρεμβολές”;

Αυτά είναι ερωτήματα που πρέπει να μπορούμε να απαντήσουμε στον εαυτό μας πριν ξεκινήσουμε το “ταξίδι” στον κόσμο της απομακρυσμένης εργασίας. Για να επιτύχουμε αποτελέσματα όταν εργαζόμαστε από απόσταση, πρέπει να είμαστε συγκεντρωμένοι, να βρίσκουμε μόνοι μας κίνητρο και να είμαστε σε θέση να διαχειριστούμε τον χρόνο μας με τον καλύτερο τρόπο.

Στο αφιέρωμα που ακολουθεί σας παρουσιάζω τους δικούς μου χρυσούς κανόνες για απομακρυσμένη εργασία.

Ετοιμάστε το “Εικονικό” σας Γραφείο

Ακόμα κι όταν εργαζόμαστε από το σπίτι, είναι σημαντικό να ορίσουμε το χώρο του “γραφείου” μας.  Ιδανικά, θα πρέπει να είναι σε κάποιο ξεχωριστό δωμάτιο, όπου θα έχουμε λιγότερους περισπασμούς και θα μπορούμε να συγκεντρωθούμε. Σιγουρευτείτε ότι το δωμάτιο είναι άνετο, έχει σωστό κλιματισμό και φωτισμό, είναι ασφαλές (δε θα μπουν σε αυτό επισκέπτες) και αρκετά ήσυχο ώστε να μπορέσετε να είστε παραγωγικοί και συγκεντρωμένοι.

Βάλτε Όρια

Για να μπορέσουμε να διαχειριστούμε αποτελεσματικά την εργασία μας, ενώ βρισκόμαστε στο σπίτι, πρέπει να “εκπαιδεύσουμε” την οικογένειά μας. Εξηγήστε στους αγαπημένους σας ότι, παρά το γεγονός ότι είστε στο σπίτι, εργάζεστε. Ορίστε τις καθημερινές ώρες εργασίας και ζητήστε από την οικογένειά σας να σας υποστηρίξει, μη διαταράσσοντας τη συγκέντρωσή σας κατά τη διάρκεια αυτών των ωρών.

Ταυτόχρονα, εξασφαλίστε τουλάχιστον μια ελάχιστη ευελιξία για να είστε σε θέση να διαχειριστείτε μερικές από τις προσωπικές / οικογενειακές σας ευθύνες (να πάρετε τα παιδιά από το σχολείο, καθημερινές μικροεργασίες κ.λπ.). Συμβουλή: δεν είναι πολύ δύσκολο, αν λάβουμε υπόψη την απογείωση της παραγωγικότητάς μας χάρη στην απομακρυσμένη εργασία.

 

α

Χτίστε Σχέσεις Εμπιστοσύνης

Τα πράγματα που είναι ορατά όταν εργάζεστε δίπλα δίπλα με κάποιο συνάδελφο, σε ένα εικονικό περιβάλλον πρέπει να δηλώνονται ρητά και να γίνονται αποδεκτά. Συμφωνήστε με το διευθυντή σας και την ομάδα σας σχετικά με τις ώρες εργασίας σας. Μοιραστείτε ανοιχτά οποιεσδήποτε οικογενειακές ανάγκες προκύπτουν και απαιτούν να λείψετε από μια συνάντηση. Ενημερώστε τους συνεργάτες σας εάν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσετε μια εργασία. Σε γενικές γραμμές, διαχειριστείτε τις προσδοκίες σχετικά με το χρόνο και ό,τι παραδοτέα έχετε. Η ανοικτή, διαφανής επικοινωνία είναι ο μόνος τρόπος για να οικοδομήσουμε εμπιστοσύνη.

Να Είστε Παρών/ούσα

Προσομοιώστε μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο όσο το δυνατόν περισσότερο. Σήμερα, τα σύγχρονα εργαλεία παραγωγικότητας (μαζί με όχι μόνο τα ακουστικά, αλλά και τις πανταχού παρούσες κάμερες και τα πολύ ισχυρά ευρυζωνικά δίκτυα) προσφέρουν την ευκαιρία για μια εικονική συνάντηση, ενώ μπορούν να μιμηθούν τη δομή μιας συζήτησης στρογγυλής τραπέζης.

Ενώ οι περισσότεροι από εμάς αρκούμαστε σε γρήγορες κλήσεις ή συνομιλίες με φίλους ή συναδέλφους, μπορώ να σας διαβεβαιώσω ότι το ίδιο μπορεί να γίνει με μεγάλες και επίσημες συναντήσεις που μπορούν να πραγματοποιηθούν online με επιτυχία. Χρησιμοποιώ το Microsoft Teams με την κάμερα ενεργοποιημένη. Eίναι ένας δυναμικός τρόπος για να κάνετε online συναντήσεις και σας βοηθά να μείνετε συγκεντρωμένοι. Δείξτε την παρουσία σας, μη φοβάστε να συμβάλλετε στη συνάντηση, να μοιραστείτε τις ιδέες σας, να παρουσιάσετε την άποψή σας και να συζητήσετε τις ιδέες σας.

Αποφύγετε την Απόσπαση της Προσοχής

Εκτός από την οικογένεια, οι εργαζόμενοι εξ αποστάσεως είναι πιο επιρρεπείς και στους online περισπασμούς. Η πλοήγηση στο διαδίκτυο και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μειώνουν την παραγωγικότητα. Επομένως, βάλτε “φρένο” στον εαυτό σας και ελέγξτε τα κοινωνικά δίκτυα μόνο όταν έχετε λίγα επιπλέον λεπτά χρόνου. Ταυτόχρονα, το multi-tasking όταν εργάζεστε ψηφιακά μπορεί επίσης να μειώσει την παραγωγικότητα. Πολλοί εξ αποστάσεως εργαζόμενοι λένε ότι προσπαθούν να συνδυάσουν τη δουλειά τους με κάποια οικιακή εργασία. Αποφύγετε την ανάμειξη αυτών των εργασιών. Υπάρχει χρόνος για τη δουλειά σας, αλλά και για τις υπόλοιπες εργασίες που έχετε αναλάβει.

Δεχτείτε την Εποικοδομητική Κριτική

Μπορούμε πάντα να βελτιώνουμε τη δουλειά μας και να γινόμαστε καλύτερα μέλη μιας ομάδας με την καλοπροαίρετη κριτική να είναι καθοριστική. Παρόλο που οι παρατηρήσεις είναι πιο εύκολες όταν αλληλεπιδρούμε πρόσωπο με πρόσωπο και η ανταλλαγή σχολίων μπορεί να είναι μέρος μιας χαλαρής συζήτησης ενώ πίνουμε καφέ, το ίδιο σημαντικά είναι τα σχόλια και οι παρατηρήσεις και στον online κόσμο. Γιατί; Επειδή ενδέχεται να υπάρχουν πιθανές παρανοήσεις και υποθέσεις χωρίς βάση που δεν επικοινωνούνται και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε συγκρούσεις. Στείλτε τα πρακτικά συνεδριάσεων. Ορίστε τις προσδοκίες σας. Ζητήστε να ενημερωθείτε. Φροντίστε να μοιραστείτε το feedback -και να το ζητήσετε- σε τακτική βάση. Η καλοπροαίρετη κριτική είναι πάντα χρήσιμη – είναι μια ευκαιρία να εξελιχθείτε.

Επικοινωνήστε, Επικοινωνήστε, Επικοινωνήστε

Η εργασία από απόσταση πολλές φορές είναι μοναχική και σας απομονώνει. Η εργασία από το σπίτι και η έλλειψη της αλληλεπίδρασης πρόσωπο με πρόσωπο με το διευθυντή και τους συναδέλφους σας μπορεί να σας κάνει να αισθανθείτε ότι δεν ανήκετε στην ομάδα. Η επικοινωνία είναι ο μόνος τρόπος επίλυσης αυτού του ζητήματος.

Μη μένετε μόνος/η με τα προβλήματα. Μην απομονώνετε τον εαυτό σας από την ομάδα σας. Μη βασίζεστε μόνο σε προκαθορισμένες προγραμματισμένες συναντήσεις. Αξιοποιήστε κάθε ευκαιρία για να συνδεθείτε με τους συναδέλφους σας. Δείτε αν είναι διαθέσιμοι ή καλέστε τους στο Microsoft Teams για να συζητήσετε συγκεκριμένα για κάποιο πρόβλημα, όπου χρειάζεστε βοήθεια ή ακόμα και για μια δεύτερη γνώμη. Με τον ίδιο τρόπο, ακολουθήστε τους ομαδικούς διαλόγους σας στο Teams και συμβάλλετε σε αυτό, λέγοντας τις ιδέες και τις απόψεις σας. Είναι και κοινωνικό και διασκεδαστικό!

Η Απομακρυσμένη Εργασία είναι Εξαιρετικά Ισχυρό Εργαλείο

Όταν γίνει σωστά, η απομακρυσμένη εργασία μπορεί να αποφέρει οφέλη σε όλους. Είναι βολική, εξοικονομεί χρόνο από τις μετακινήσεις, μας δίνει την ευελιξία να συνδυάσουμε την εργασία και τις ευθύνες του σπιτιού, βοηθά να επικεντρωνόμαστε στα πιο σημαντικά καθήκοντα και μειώνει το άγχος.

Ωστόσο, η απομακρυσμένη εργασία, από μόνη της, δεν πρόκειται να αλλάξει εντελώς κάποια βασικά στοιχεία της επαγγελματικής ζωής. Είμαστε πάντοτε υπεύθυνοι για την επίτευξη συγκεκριμένων αποτελεσμάτων, απαιτείται να επικοινωνούμε ανοιχτά και με διαφάνεια, χρειάζεται να οικοδομήσουμε σχέσεις εμπιστοσύνης με το διευθυντή μας και την ομάδα με την οποία δουλεύουμε, ενώ χρειάζεται να διασφαλίσουμε ότι οι προσπάθειές μας ευθυγραμμίζονται με τις στρατηγικές προτεραιότητες της εταιρείας.

Η απομακρυσμένη εργασία είναι το μέλλον – το οποίο δεν είναι και τόσο μακρινό. Ένα μέλλον το οποίο πρέπει να αγκαλιάσουμε με υπευθυνότητα, με ανοιχτό μυαλό, με διαφανή επικοινωνία και με κουλτούρα υπευθυνότητας και εμπιστοσύνης.

ΑΡΘΡΟΓΡΑΦΟΣ

Η Μυλαίδη Στούµπου είναι ανώτερο στέλεχος του ιδιωτικού τομέα με πολυετή θητεία σε θέσεις ευθύνης στην Ελλάδα και στο εξωτερικό. ∆ιαθέτει επαγγελµατική εµπειρία πλέoν των 20 ετών στον απαιτητικό χώρο των σύγχρονων τεχνολογιών, έχει θητεύσει σε πολλές ελληνικές και διεθνείς εταιρίες κι έχει εμπειρία σε πλείστες αγορές, μεταξύ των οποίων την ελληνική, τη γερμανική αγορά και τις αγορές της ανατολικής Ευρώπης. Είναι απόφοιτος του Τµήµατος Μηχανικών Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Πληροφορικής από το Πανεπιστήµιο Πατρών, ενώ διαθέτει µεταπτυχιακό τίτλο σε «Economics and Management» από το Athens Information Technology. Συµµετέχει στην επιτροπή Women in Business (WIB) του Ελληνο-Αµερικανικού Εµπορικού Επιµελητηρίου, ενώ παράλληλα δραστηριοποιείται στις ενέργειες προώθησης και ενθάρρυνσης γυναικών τόσο εντός της εταιρίας της, αλλά και μέσω της συμμετοχής της ως εθελοντής μέντορας στο Women on Top. Μέσα από τη συνεργασία της με το MIT Enterprise Forum Greece και το People’s Trust συμβουλεύει νέες επιχειρήσεις σε θέματα υγιούς επιχειρηµατικότητας και διεθνούς ανάπτυξης. Παράλληλα συμμετέχει ως σύμβουλος στο Singularity University Greece Chapter. Συµµετέχει ως οµιλήτρια σε διακεκριµένα συνέδρια, συμπ. του TEDx, ενώ δίνει διαλέξεις και αρθρογραφεί για θέµατα καινοτοµίας και εξωστρεφούς επιχειρηµατικότητας, ψηφιακής οικονοµίας, σύγχρονου εργασιακού περιβάλλοντος και ίσων ευκαιριών.

ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ

Τα σημαντικότερα νέα της ημέρας, στο inbox σου κάθε μεσημέρι!

ΕΓΓPΑΦΕΙΤΕ ΣΤΟ NEWSLETTER