Η ιστορία είναι γνωστή, αλλά πάντα μου αρέσει να τη διηγούμαι. Ένας δάσκαλος μπαίνει σε μια τάξη και βάζει ένα γυάλινο βάζο πάνω στο τραπέζι. Σιγά σιγά, γεμίζει το βάζο με μικρές πέτρες, μέχρι πάνω, και ρωτάει την τάξη: «Είναι γεμάτο το βάζο;». «Είναι», απαντά η τάξη με μια φωνή.
Στη συνέχεια, αρχίζει να γεμίζει τα κενά μεταξύ των πετρών με μικρά βοτσαλάκια και ξαναρωτά: «Τώρα, γέμισε το βάζο;». «Γέμισε», απαντούν. Έπειτα, αρχίζει να ρίχνει άμμο μέσα στο βάζο, καλύπτοντας τον χώρο ανάμεσα στα βοτσαλάκια, και θέτει ξανά την ερώτηση. Η τάξη διστάζει.
Τότε, ο δάσκαλος παίρνει ένα μπουκαλάκι νερό και γεμίζει το βάζο μέχρι το χείλος, λέγοντας: «Εάν το βάζο είναι η ζωή σας, τι σας δείχνει αυτό το πείραμα;».
«Οι πέτρες», συνεχίζει, «είναι τα σημαντικά πράγματα στη ζωή σας, όπως η οικογένεια ή η υγεία σας. Τα βοτσαλάκια είναι τα λιγότερο σημαντικά, αλλά νοηματοδοτούν τη ζωή σας, όπως η εργασία, η φιλία, τα χόμπι. Τέλος, η άμμος είναι τα μικρά πράγματα που γεμίζουν τον χρόνο μας, όπως η τηλεόραση ή τα social media».
Σας ρωτάω, λοιπόν, με την σειρά μου. Τι θα συνέβαινε αν επιλέγαμε να γεμίσουμε το βάζο πρώτα με την άμμο ή με τα βοτσαλάκια; Η ιστορία μας βάζει, σαφώς, σε σκέψεις σχετικά με τις προτεραιότητες στη ζωή μας. Αλλά, σήμερα, δεν θα ήθελα να αναστοχαστούμε πάνω στα μεγάλα υπαρξιακά ερωτήματα.
Ας ασχοληθούμε με κάτι λιγότερο εμβριθές, αλλά εξίσου σημαντικό για την καθημερινότητά μας: τις λίστες υποχρεώσεων. Πολλοί από τους πελάτες μου έχουν μία κοινή πρόκληση. Δυσκολεύονται να ισορροπήσουν το χρόνο που έχουν στη διάθεσή τους με τις υποχρεώσεις, επαγγελματικές ή προσωπικές, που πρέπει να εκπληρώσουν.
Ξεκινάμε την εβδομάδα μας με μία τεράστια λίστα υποχρεώσεων και καταλήγουμε, στο τέλος της, ασθμαίνοντας και μέσα στο άγχος που δεν καταφέραμε να ανταποκριθούμε στους στόχους μας. Τι κάνουμε, άραγε, λάθος;
Όλες και όλοι έχουμε πρωταγωνιστήσει στο ακόλουθο σενάριο: ξεκινάμε την εβδομάδα μας με μία τεράστια λίστα υποχρεώσεων και καταλήγουμε, στο τέλος της, ασθμαίνοντας και μέσα στο άγχος που δεν καταφέραμε να ανταποκριθούμε στους στόχους μας. Τι κάνουμε, άραγε, λάθος;
Ομολογουμένως, δεν λειτουργούμε όλες και όλοι παρόμοια και δεν έχουμε τις ίδιες ανάγκες ή δεξιότητες. Άρα, δεν θα μπορούσα να προτείνω μια μαγική φόρμουλα που μπορεί να ταιριάξει σε κάθε περίπτωση αδιακρίτως. Ωστόσο, θα ήθελα να μοιραστώ κάποιες ιδέες που έχουν λειτουργήσει σε μένα, αλλά και που φαίνεται να βοηθούν και τους πελάτες μου να διαχειριστούν καλύτερα τον πολύτιμο χρόνο τους.
Ξεχωρίστε τις Πέτρες από τα Βοτσαλάκια και την Άμμο
Πριν προσπαθήσουμε να φτιάξουμε οποιαδήποτε λίστα υποχρεώσεων, είναι απαραίτητο να ξεχωρίσουμε τα σημαντικά από τα λιγότερο σημαντικά. Σύμφωνα με τον Franklin Covey, ένα μεγάλο μέρος του χρόνου μας αφιερώνεται είτε σε επείγουσες, είτε σε ασήμαντες δραστηριότητες, τη στιγμή που θα έπρεπε να εστιάζουμε σε αυτά που έχουν πραγματικά σημασία.
Για να το κάνουμε αυτό, οφείλουμε να είμαστε σε θέση να κατανοούμε ποιες είναι οι «πέτρες», ποια τα «βοτσαλάκια» και ποια η «άμμος» μας.
Προτείνω το εξής. Ξεκινήστε με το να φτιάξετε 3 λίστες:
- Μία για τις πέτρες σας, όπου θα βάλετε υποχρεώσεις ή επιθυμίες σας που θεωρείτε εξαιρετικά σημαντικές και που απαιτούν μακροπρόθεσμη δέσμευση εκ μέρους σας και πιθανό καταμερισμό σε αρκετές μικρότερες υποχρεώσεις, λόγου χάρη τη συγγραφή ενός βιβλίου/άρθρου ή τον στρατηγικό σχεδιασμό της επιχείρησής σας.
- Μία για τα βοτσαλάκια σας, όπου θα βάλετε υποχρεώσεις σημαντικές, αλλά στις οποίες απαιτείται να ανταποκριθείτε άμεσα, καθώς έχουν πιο επείγοντα χαρακτήρα, λόγου χάρη μια συνάντηση εργασίας ή η προετοιμασία μιας παρουσίασης.
- Μία για την άμμο σας, όπου θα βάλετε τις λιγότερο σημαντικές υποχρεώσεις, που ναι μεν έχουν επείγοντα χαρακτήρα, αλλά που μπορούν να διευθετηθούν σε σύντομο χρονικό διάστημα, λόγου χάρη η αποστολή emails ή η διευθέτηση μηνιαίων πληρωμών.
Φτιάξτε Ρεαλιστικές Ημερήσιες Λίστες Υποχρεώσεων
Οι συγκεκριμένες λίστες μπορούν να λειτουργήσουν σαν οδηγός για να δημιουργούμε, κάθε μέρα μέσα στην εβδομάδα, τις ημερήσιες λίστες υποχρεώσεων. Εγώ, συνήθως, τις ετοιμάζω στο τέλος κάθε ημέρας. Αφιερώνω λίγο χρόνο και καταγράφω τι θέλω να ολοκληρώσω μέσα στην επόμενη ημέρα. Φροντίζω η λίστα μου να είναι ρεαλιστική. Αυτό σημαίνει 3 πράγματα:
- Δεν βάζω στη λίστα μου πάνω από 3 υποχρεώσεις, πάντα με σειρά προτεραιότητας. Καθώς, γνωρίζω ότι είμαι πιο παραγωγική τις πρωινές ώρες, θα ασχοληθώ με την πιο σημαντική υποχρέωση στην αρχή της ημέρας μου.
- Μια ρεαλιστική λίστα σημαίνει, επίσης, ότι κατανοώ τον χρόνο που θα χρειαστώ για να ολοκληρώσω μια υποχρέωση. Άρα, όταν την ετοιμάζω, ορίζω το χρονικό διάστημα που θα χρειαστώ για να ανταποκριθώ πλήρως σε κάθε υποχρέωση.
- Η λίστα, όσο μικρή κι αν είναι, δεν θα είναι ρεαλιστική αν οι υποχρεώσεις δεν είναι ξεκάθαρες. Τι σημαίνει αυτό; Σημαίνει ότι πρέπει να αποφεύγουμε την ασάφεια και τις γενικότητες. Για παράδειγμα, αντί να γράψουμε «να δουλέψω στην έκθεση αναφοράς», κάτι που είναι εξαιρετικά γενικό, γράφουμε «να κάνω έρευνα για το τάδε σημείο της έκθεσης στο ίντερνετ και να γράψω πέντε παραγράφους», κάτι που είναι συγκεκριμένο. Όσο πιο συγκεκριμένες οι υποχρεώσεις, τόσο πιο εφικτό να ανταποκριθούμε σε αυτές.
Αφήστε Χρόνο και Χώρο για τα Επείγοντα
Θα μου πείτε, και δίκιο θα έχετε, ότι ακόμα κι αν έχουμε ακολουθήσει όλα τα αυτά τα βήματα, μπορεί να χρειαστεί, εμβόλιμα, να ασχοληθούμε με κάτι που δεν είχαμε προβλέψει, όπως μια επείγουσα συνάντηση ή ένα απαραίτητο τηλεφώνημα. Για τον λόγο αυτό, φροντίστε να αφήσετε ελεύθερο χρόνο και χώρο στη λίστα σας, για να ανταποκριθείτε σε οποιαδήποτε έκτακτη περίσταση.
Μάθετε να Λέτε Όχι
Άλλη μεγάλη αλήθεια. Πόσα από τα «μπαλάκια» που μας ρίχνουν μέσα στην ημέρα απαιτούν πραγματικά την άμεση αφοσίωσή μας; Μάθετε να λέτε όχι σε ό,τι διαταράσσει τον ρυθμό σας. Μείνετε πιστές και πιστοί στη λίστα σας και αξιολογείστε αν επιθυμείτε να αφιερώσετε τον πολύτιμο χρόνο σας σε περιττές διακοπές και δευτερεύοντα θέματα τρίτων.
Αξιολογείστε την Πρόοδό σας
Στο τέλος της εβδομάδας, επιχειρείστε να πραγματοποιήσετε μια αξιολόγηση της προόδου σας. Πώς ανταποκριθήκατε στις ημερήσιες λίστες σας; Πώς διαχειριστήκατε τα απρόβλεπτα γεγονότα; Σε τι είπατε ναι και σε τι όχι; Ταυτόχρονα, αναθεωρείστε τις τρεις λίστες που αναφέραμε. Δείτε τι μπορείτε να σβήσετε από αυτές , τι κρατάτε για την ερχόμενη εβδομάδα και τι, πιθανώς, χρειάζεται να προσθέσετε.
Θυμηθείτε, η προσωπική ανατροφοδότηση είναι εξαιρετικά σημαντικό βήμα. Μας βοηθάει να κατανοήσουμε τι δούλεψε στον προγραμματισμό μας και τι όχι. Τι μας εμπόδισε και τι μας διευκόλυνε, ώστε να αναδιαμορφώσουμε την τακτική μας ανάλογα. Καλή επιτυχία!
